Wöchentliches Dashboard für deine Zahnarztpraxis: die 7 Zahlen, die du im Blick haben musst
Die meisten Praxen werden nach Gefühl geführt: «Dieser Monat lief gut», «scheint ruhiger als sonst». Aber eine Praxis ist ein Geschäft, und ein Geschäft führt man mit einer Handvoll Zahlen — nicht hundert, einer Handvoll — konsequent geprüft. Das ist das minimale Dashboard: die sieben Kennzahlen, die du immer vor dir haben solltest, je mit ihrem Zielbereich und wie oft du hinschauen musst.
Was ein Dashboard ist (und warum wenige Zahlen genügen)
Ein Dashboard ist die einzige Ansicht, die die wenigen Kennzahlen zusammenführt, die wirklich messen, wie die Praxis läuft, je neben ihrem Zielbereich. Sein Sinn ist nicht, viele Daten zu haben — im Gegenteil: das Rauschen auf die Zahlen zu reduzieren, die das Geschäft bewegen, und sie auf einen Blick zu sehen, grün oder verschoben.
Der Schlüssel liegt im Wort Ziel. Eine Zahl allein sagt nichts — ist ein Umsatz von 180 € pro Patient gut? —; eine Zahl neben ihrem gesunden Bereich schon. Deshalb ist ein nützliches Dashboard keine Liste von Zahlen, sondern jede Zahl gegen ihre Referenz. Hier sind die sieben, die zählen.
Die 7 Zahlen auf dem Dashboard
- 1. Produktion gegen Ziel. Das in der Woche Fakturierte (oder Produzierte) gegen das Ziel des Zeitraums. Es ist der Puls: Es sagt dir, ob du den Monat erreichst, bevor der Monat vorbei ist.
- 2. Stuhlauslastung. Welcher Teil deiner Kapazität genutzt wird. Ein gesunder Bereich liegt bei 75–80 %; darunter bezahlst du einen leeren Stuhl. Es ist der grosse Multiplikator des Umsatzes pro Stuhl.
- 3. Umsatz pro Patient. Was jede:r Patient:in im Schnitt fakturiert. Ein guter Richtwert sind 600 € pro aktivem Patient und Jahr; unter 500 € gibt es Luft nach oben. Er steigt über den Behandlungsmix, nicht über Preiserhöhungen. Wir behandeln ihn im Umsatz pro Patient.
- 4. Annahmequote von Kostenvoranschlägen. Wie viel von dem, was du veranschlagst, angenommen wird. Der Branchenschnitt liegt bei 35–50 %; Ziel über 70 %. Siehe Annahmequote.
- 5. Inkassoquote. Wie viel von dem Fakturierten du tatsächlich einnimmst. Gesund über 95 %. Fakturiert ist nicht kassiert: darunter bleibt erarbeitetes Geld auf der Strecke.
- 6. Margen und Kosten. Die Nettomarge (gesund 15–20 %) und das Gewicht der grossen Positionen: Personal 35–45 %, Labor 10–15 %. Das ist die monatliche Zahl schlechthin. Siehe Gewinnmarge und Kosten.
- 7. Recall und Patientenbasis. Wie viele Patient:innen aktiv, gefährdet oder inaktiv sind. Eine Praxis verliert 15–25 % ihrer Basis pro Jahr, wenn sie sie nicht pflegt. Siehe Recall und Reaktivierung.
Wie oft du jede Zahl anschauen solltest
Nicht alle Kennzahlen prüft man im selben Rhythmus. Sie zu vermischen ist es, was überlastet und dazu führt, dass am Ende keine angeschaut wird.
Wöchentlich — Produktion vs. Ziel, Auslastung, Annahmequote und Inkassoquote: Sie bewegen sich schnell und geben dir Spielraum, innerhalb des Monats zu reagieren. Monatlich — Margen, Kostenpositionen und Rentabilität pro Behandlung: lesen sich beim Abschluss gut. Laufend — der Recall, weil sich das Fenster, eine Patientin zurückzuholen, mit den Wochen schliesst.
Disziplin zählt mehr als Vollständigkeit: dieselben wenigen Zahlen, immer zur selben Zeit, immer gegen ihren Bereich. Da zeigt sich ein Muster — eine Auslastung, die drei Wochen in Folge sinkt — rechtzeitig, um etwas zu tun.
Das Dashboard, das du nicht von Hand bauen musst
Das Problem ist nicht zu wissen, worauf man schauen soll — es ist, es vor sich zu haben, ohne einen halben Tag dafür aufzuwenden. Dieses Dashboard in Excel zu bauen heisst, aus der Praxisverwaltungssoftware zu exportieren, Abrechnung, Agenda und Kosten abzugleichen, und das jede Woche zu wiederholen. Fast niemand hält das länger als einen Monat durch.
Mola ist dieses Dashboard. Es liest die Aktivität aus deiner Praxisverwaltungssoftware und zeigt dir diese Kennzahlen — und den Rest deiner Finanzkennzahlen — bereits berechnet, mit ihrem Zielbereich und einem Hinweis, wenn etwas abweicht, aktualisiert, ohne dass du ein Excel anfasst. Es ist die Analytik-Ebene, die sich über deiner Verwaltungssoftware anbindet, sie nicht ersetzt. Warum es existiert und wie es passt, erklärt warum Mola.
Dein kostenloses Gespräch mit einem Zahnarzt
20 Minuten mit Dr. Jaime Fernández Mercadé — Zahnarzt und Inhaber der Clínica Dental Palacio — um das Dashboard deiner Praxis auf deinen echten Daten aufzubauen und zu sehen, was grün ist und was sich verschoben hat. Es ist keine Verkaufsdemo: Es ist ein Gespräch mit jemandem, der eine Praxis wie deine führt.
Mein kostenloses Gespräch buchenHäufige Fragen
Zum Dashboard einer Zahnarztpraxis
Was ist ein Dashboard für eine Zahnarztpraxis?
Es ist die einzige Ansicht, die die wenigen Zahlen zusammenführt, die wirklich messen, wie die Praxis läuft — Produktion, Auslastung, Umsatz pro Patient, Annahmequote von Kostenvoranschlägen, Inkassoquote, Margen und Recall — je neben ihrem Zielbereich. Statt in Berichten zu wühlen, siehst du auf einen Blick, was grün ist und was sich verschoben hat, und entscheidest mit Daten statt nach Gefühl.
Welche Zahlen sollte eine Zahnarztpraxis jede Woche prüfen?
Wöchentlich lohnen sich die Kennzahlen, die sich schnell bewegen: Produktion gegen Ziel, Stuhlauslastung (gesund 75–80 %), Umsatz pro Patient, Annahmequote von Kostenvoranschlägen (Schnitt 35–50 %) und Inkassoquote (gesund über 95 %). Margen und Kostenstruktur prüfst du besser monatlich, und den Patienten-Recall laufend.
Wie oft sollte ich die Kennzahlen meiner Praxis prüfen?
Die operativen — Produktion, Agenda, Auslastung, Inkasso — jede Woche, weil sie dir Spielraum geben, innerhalb des Monats zu reagieren. Die Rentabilitäts-Kennzahlen — Nettomarge, Kostenpositionen, Rentabilität pro Behandlung — monatlich, beim Abschluss. Wichtig ist nicht, mehr Zahlen zu prüfen, sondern dieselben wenigen konsequent und immer gegen ihren Zielbereich.
Brauche ich ein Dashboard, wenn ich schon eine Praxisverwaltungssoftware habe?
Ja, denn sie tun Unterschiedliches. Die Praxisverwaltungssoftware (wie Gesden) betreibt die Praxis: Terminplanung, Akte, Abrechnung. Sie ist nicht dafür gedacht, dir zu sagen, ob das Geschäft rentabel ist, oder deine Zahlen mit einem gesunden Bereich zu vergleichen. Das Dashboard ist die Analytik-Ebene, die sich darüber anbindet und diese Aktivität in Management-Kennzahlen übersetzt.