Kennzahlen einer Zahnarztpraxis: die Werte, die wirklich zählen
„Kennzahl“ oder „KPI“ klingt nach Beratung, aber die Idee ist einfach: eine Handvoll Zahlen, die dir, regelmässig gelesen, sagen, wie das Geschäft läuft und wann etwas deine Aufmerksamkeit braucht. Der häufige Fehler ist nicht, zu wenige zu verfolgen, sondern die falschen — oder dreissig, die niemand ansieht. Hier sind die, die zählen, gruppiert nach der Geschäftsfrage, die sie beantworten, jeweils mit Zielbereich.
Eine gute Kennzahl löst eine Entscheidung aus
Vor der Liste das Prinzip: eine Kennzahl ist nur nützlich, wenn sie einen Zielbereich hat und eine Handlung auslöst, sobald sie ihn verlässt. Eine Zahl ohne Referenz ist Trivia; mit Referenz ist sie ein Alarm. Deshalb steht hier bei jeder Kennzahl ihr gesunder Bereich für eine etablierte Praxis mit 1 bis 5 Standorten — nicht, damit du der perfekten Zahl nachjagst, sondern damit du weisst, wann du genau hinschaust.
Wir gruppieren sie in sechs Fragen. Es ist derselbe Kennzahlen-Rahmen, den wir bei Mola zur Praxisführung nutzen. Verwandte Begriffe: Praxiscontrolling und die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung).
Die acht Kennzahlen, nach Geschäftsfrage
1. Wie viel Geld bleibt wirklich?
- Nettomarge. Gewinn nach allen Kosten im Verhältnis zum Umsatz. Gesunder Bereich 15–20 %; unter 12 % genau prüfen. Wir vertiefen es in Gewinnmarge.
- Umsatz pro Stuhl. Monatsumsatz ÷ aktive Stühle. Zeigt, ob du die installierte Kapazität nutzt.
2. Wie performt das Team?
- Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz. Normalbereich 35–45 % inklusive Beteiligungen. Über 50 % ist meist jemand zu hoch bezahlt, oft der Inhaber; unter 30 % zahlst du unter Markt oder dir fehlt Personal. Der grösste Posten der Praxis.
3. Nutze ich die Ressourcen, die ich schon habe?
- Inkassoquote. Wie viel des Fakturierten du tatsächlich einnimmst. Ziel >95 %.
- Stuhlauslastung. Stunden mit Patient:in im Verhältnis zu verfügbaren Stunden. Bereich 75–80 %.
4. Habe ich echte Liquidität?
- Durchschnittliche Zahlungsfrist. Wie lange das Geld nach der Rechnung braucht. Ziel <30 Tage; Alarm, wenn mehr als 10 % der Forderungen über 90 Tage liegen.
5. Welche Behandlungen tragen das Geschäft?
- Annahmequote von Kostenplänen. Ziel >70 % (Branchenschnitt 40–50 %, also meist Luft nach oben). Plus Deckungsbeitrag pro Behandlung, behandelt in Rentabilität pro Behandlung.
6. Binde und monetarisiere ich Patient:innen?
- Umsatz pro aktivem Patient. Bereich: 600 €/Jahr ist eine gute Zahl; unter 500 € gibt es Luft, über 1.000 € sehr gut. Verwandt mit dem Umsatz pro Patient.
- Bindungsrate. Von den Patient:innen der letzten 5 Jahre der Anteil, der noch aktiv ist. Über 80 % ist sehr gut, 60–70 % akzeptabel, 50–60 % tief und unter 50 % ein Alarmsignal.
In einer Zeile — Nettomarge 15–20 % · Personalkosten 35–45 % · Inkassoquote >95 % · Auslastung 75–80 % · Zahlungsfrist <30 Tage · Annahmequote >70 % · Umsatz pro Patient ~600 €/Jahr · 5-Jahres-Bindung >80 %.
Wie oft du sie ansiehst
Du musst nicht am Dashboard kleben. Ein wöchentlicher 15-Minuten-Blick reicht, um Trends zu erkennen und zu entscheiden, ob etwas Handlung braucht. Eine tiefere monatliche Durchsicht, um den Monat abzuschliessen und Prioritäten zu setzen. Und eine strategischere quartalsweise Lektüre, um Ziele und Budget neu zu denken. Der Wert liegt nicht im vielen Schauen, sondern im rhythmischen Schauen und im Handeln, wenn eine Kennzahl den Bereich verlässt.
Das Problem ist nicht zu wissen, was man misst, sondern es lebendig zu halten
Jede:r Inhaber:in kann dieses Dashboard in einer Tabelle bauen. Das Problem ist, es zu pflegen: jeden Monat Daten aus der Software ziehen, Kosten abgleichen, Kennzahlen neu rechnen und Diagramme aktualisieren. Nach zwei, drei Malen wird es aufgegeben. Deshalb kennen die meisten Praxen ihren Umsatz, aber nicht ihre Kennzahlen.
Mola nimmt dir diese Arbeit ab: Es liest die Aktivität deiner Praxisverwaltungssoftware, verknüpft sie mit deinen Kosten und hält die acht Kennzahlen stets aktuell, jede mit Wert, Entwicklung und Zielbereich. Weicht eine ab, meldet es das. Du verbringst die 15 Minuten mit Entscheiden, nicht mit dem Bauen des Excel. Es sind betriebswirtschaftliche Kennzahlen, keine offizielle Buchhaltung: sie ergänzen deine Treuhand, ersetzen sie nicht. Für den Prüf-Rhythmus schau, wie du dein wöchentliches Dashboard aufbaust.
Häufige Fragen
Rund um die Kennzahlen einer Praxis
Welche Kennzahlen sollte ein Praxisinhaber verfolgen?
Die nützlichsten beantworten sechs Geschäftsfragen: wie viel bleibt (Nettomarge, EBITDA, Umsatz pro Stuhl), wie das Team performt (Leistung pro Behandler:in, Personalkosten), ob die Ressourcen gut genutzt werden (Inkassoquote, Stuhlauslastung), ob es echte Liquidität gibt (Zahlungsfrist, Forderungen), welche Behandlungen das Geschäft tragen (Deckungsbeitrag pro Behandlung, Annahmequote) und ob Patient:innen gebunden werden (Umsatz pro Patient, Bindung).
Wie oft sollte ich die Kennzahlen meiner Praxis prüfen?
Ein wöchentlicher 15-Minuten-Blick reicht, um Trends zu erkennen und zu entscheiden, ob etwas Handlung braucht. Eine tiefere monatliche Durchsicht, um den Monat abzuschliessen und Prioritäten zu setzen. Und eine strategischere quartalsweise Lektüre, um Ziele und Budget neu zu denken.
Wie viele Kennzahlen sollte ich verfolgen? Sind das nicht zu viele?
Statt viele zu verfolgen, verfolge die richtigen und lies sie gegen einen Zielbereich. Ein Panel aus 6 bis 8 gut gewählten Kennzahlen, regelmässig durchgesehen, ist mehr wert als dreissig Zahlen, die niemand ansieht. Es geht nicht ums Messen an sich, sondern darum, dass jede Kennzahl eine Entscheidung auslöst, wenn sie den Bereich verlässt.
Brauche ich Finanzwissen, um diese Kennzahlen zu nutzen?
Nein. Sie sind für eine:n Inhaber:in mit klinischem Hintergrund und ohne internes Finanzteam gedacht. Wichtig ist, sie gegen ihren Zielbereich zu lesen und zu handeln, wenn sie abweichen. Mola macht die Berechnungen auf den echten Daten der Praxis und zeigt sie in einem Dashboard, das kein Buchhaltungswissen verlangt.
